Худалдан авалтын захиалга

Шинэчилсэн:2026/09/13 Унших:9 мин 56 сек

📋 Худалдан авалтын захиалга

Dayansoft ERP системийн цэс: Худалдан авалт → Худалдан авалтын захиалга

📌 Модулийн зориулалт

Энэ цонхонд байгууллагаас цаашид худалдан авахаар төлөвлөж буй бараа материалыг урьдчилан захиалах, нийлүүлэгчтэй тохиролцох, нийлүүлэх тоо хэмжээ болон үнийг хянах, хүлээн авсан гүйцэтгэлийг бүртгэх боломжтой.

Худалдан авалтын захиалгаар:

гэдгийг нэг дороос хянах боломжтой.

🎯 Гол зарчим: Худалдан авалтын захиалга нь бараа материалын бодит орлого биш. Захиалга нь ирээдүйн худалдан авалтыг төлөвлөх, хянах зориулалттай.

🧭 Худалдан авалтын захиалгын үндсэн процесс

Ерөнхийдөө дараах байдлаар ашиглаж болно.

📄 Худалдан авалтын захиалга – Баримтаар

Худалдан авалт → Худалдан авалтын захиалга → Баримтаар

PurchaseOrder

Энэ цонхонд худалдан авалтын захиалгын бүх баримтыг жагсаалтаар харуулна.

Жагсаалтаас:

зэрэг үйлдэл хийх боломжтой.

✏️ Захиалга засах

Тухайн захиалгын мөрөн дээр:

🖱️ 2 удаа дарах

товч дарна.

Дараа нь мэдээллээ өөрчлөөд:

💾 Хадгалах

товч дарна.

🖨️ Захиалга хэвлэх

Захиалгыг:

Хэвлэх

товчоор хэвлэнэ.

Захиалгын баримтыг байгууллагын хэрэгцээнд тохируулан өөрсдийн загвараар хэвлүүлэх боломжтой.

📦 Худалдан авалтын захиалга – Бараагаар

Худалдан авалт → Худалдан авалтын захиалга → Бараагаар

Энэ цонхонд захиалгыг бараа тус бүрээр харуулна.

Харин зөвхөн захиалсан мэдээлэл харахаас гадна тухайн бараа:

👤 Нийлүүлэгчээс хэдийг нийлүүлэх боломжтой 💰 Ямар үнээр нийлүүлэх боломжтой 📝 Ямар тайлбартай

зэргийг жагсаалт дээрээс шууд оруулж, хянах боломжтой.

💡 Нүдэнд гараас утга оруулаад өөр мөр, багана руу шилжих үед мэдээлэл мэдээллийн баазад хадгалагдана.

✏️ Бараагаар жагсаалтын гол баганууд

💬 Comment

Тухайн барааны захиалгатай холбоотой дотоод нэмэлт тайлбар, коммент оруулна.

🚚 Нийлүүлэх тоо

Нийлүүлэгч тухайн захиалсан бараанаас яг хэдийг нийлүүлэх боломжтой байгааг оруулна.

Жишээ:

📋 Захиалсан = 100 ш 🚚 Нийлүүлэх боломжтой = 80 ш

💰 Нийлүүлэх үнэ

Нийлүүлэгчээс тухайн барааг нийлүүлэх нэгж үнэ.

🧮 Нийлүүлэх дүн

Систем:

Нийлүүлэх тоо × Нийлүүлэх үнэ

зарчмаар нийт дүнг тооцож харуулна.

📥 Барааг хүлээн авах үед

Захиалга өгсөн бараа хэсэгчлэн эсвэл бүрэн ирж болно.

📦 Хүлээн авсан тоо

Бодитоор хүлээн авсан тоо хэмжээг оруулна.

Жишээ:

💰 Хүлээн авсан дүн

Систем:

Хүлээн авсан тоо × Нийлүүлэх үнэ

зарчмаар нийт дүнг тооцож харуулна.

🎯 Ингэснээр захиалгын захиалсан → нийлүүлэх → хүлээн авсан гүйцэтгэлийг харьцуулж болно.

📊 Худалдан авалтын захиалга – Динамик

Худалдан авалт → Худалдан авалтын захиалга → Динамик

Энэ цонхонд худалдан авалтын захиалгыг:

👤 Нийлүүлэгч → 📦 Бараа → 🏢 Салбар

гэсэн байдлаар нэгтгэн харуулна.

Олон салбартай байгууллага:

хэдий хэмжээний бараа захиалсан, ямар нийлүүлэгчээс авах гэж байгааг нэг дороос хянахад тохиромжтой.

📦 Худалдан авалтын захиалга – Зардал

Худалдан авалт → Худалдан авалтын захиалга → Зардал

Энэ цонхонд захиалгатай холбоотой зардлуудыг зардлын бүлгээр дэлгэрэнгүй харуулна.

➕ Шинэ худалдан авалтын захиалга

Худалдан авалт → Худалдан авалтын захиалга → Шинэ

эсвэл:

Шинэ (Ctrl+N)

товч дарна.

PurchaseOrderView

📝 Толгой мэдээлэл

👤 Харилцагч код

Бараа нийлүүлэх харилцагч буюу нийлүүлэгчийг сонгоно.

👤 Харилцагч нэр

Сонгосон нийлүүлэгчийн нэрийг харуулна.

👨‍💼 Ажилтан

Захиалгыг хариуцаж буй ажилтныг сонгоно.

💡 Энэ нь худалдан авалтын хариуцлагыг тодорхойлоход ашигтай.

📝 Утга

Захиалгын гол утга, тайлбарыг оруулна.

Жишээ:

“9-р сарын хүнсний түүхий эдийн захиалга”

🔗 Reference

Харилцагчийн эх сурвалжийн дугаар, үнийн санал, гэрээний дугаар зэрэг нэмэлт reference мэдээлэл оруулж болно.

📝 Тайлбар

Захиалгатай холбоотой нэмэлт тайлбар оруулна.

🚦 Төлөв

Захиалгын явцыг хянах төлвийг сонгоно.

Жишээ нь:

гэх мэтээр байгууллагын дотоод процессдоо тохируулан ашиглаж болно.

💳 Төлбөр нөхцөл

Тухайн захиалгын төлбөрийн нөхцөлийг сонгоно.

Харилцагчийн бүртгэлд тохируулсан бол систем автоматаар санал болгоно.

💡 Төлбөрийн нөхцөлөөс хамааран Төлөх хугацааг автоматаар тооцох боломжтой.

🚚 Тээвэр нөхцөл

Бараа ямар нөхцөлөөр хүргэгдэхийг сонгоно.

Харилцагчийн бүртгэлээс тохируулгыг автоматаар дуудаж болно.

📅 Огноо

Захиалга өгсөн огноог оруулна.

📅 Биелэх

Захиалга биелэхээр төлөвлөсөн огноог оруулна.

💱 Валют

Захиалгын валютыг сонгоно.

Жишээ:

📈 Ханш

Сонгосон огноонд харгалзах валютын ханшийг систем харуулна.

Монгол банкны ханш татах

товчоор тухайн өдрийн ханшийг татаж болно.

📦 Гүйлгээний мэдээлэл

🔢 №

Захиалгын мөрийн дугаар.

🏷️ Бараа код

Захиалах барааны кодыг сонгоно.

Барааны кодыг:

боломжтой.

📝 Бараа нэр

Сонгосон барааны нэрийг харуулна.

📝 Бараа тайлбар

Тухайн захиалж буй барааны дэлгэрэнгүй тайлбарыг оруулна.

🖨️ Энэ мэдээлэл нь захиалгын баримтад хэвлэгдэх боломжтой.

🔗 External code

Барааны External code-ийг харуулна.

🔗 HSCode

Барааны бүлгийн HS Code-г (Дэлхийн Гаалийн Байгууллага (WCO)-оос боловсруулсан 6 оронтой олон улсын барааны ангиллын код.) харуулна.

📋 Specs

Барааны specification, техникийн мэдээллийг харуулна.

💬 Comment

Зөвхөн дотоод хэрэгцээний тайлбар, коммент оруулна.

⚠️ Comment болон Бараа тайлбар-ыг ялгаж ашиглана. Тайлбар нь захиалгын баримтанд хэвлэгдэх бол Comment нь дотоод мэдээлэлд ашиглагдана.

💳 Бараа данс

Бараа хүлээн авах дансыг сонгоно.

Жишээ:

📦 Үлдэгдэл

Сонгосон барааны одоогийн үлдэгдлийг харуулна.

💡 Захиалга үүсгэхээсээ өмнө үлдэгдлээ шалгаж, үнэхээр худалдан авах шаардлагатай хэмжээг тодорхойлох нь зүйтэй.

📦 Савлагаа тоо

Захиалж буй багц/савлагааны тоог оруулна.

📦 Савлагаа

Барааны савлагаанд харгалзах тоо хэмжээг харуулна.

🔢 Тоо хэмжээ

Захиалж буй нийт барааны тоо хэмжээг оруулна.

📥 Ирсэн тоо

Худалдан авалтын захиалгыг худалдан авалт, татан авалт болгон бүртгэсэн бүртгэлээс, тухайн захиалсан бараанаас хэд нь бодитоор ирснийг харуулна.

📏 Нэгж

Барааны хэмжих нэгжийг харуулна.

💰 Үнэ болон дүн

💱 Нэгж валют

Валют дахь нэгж үнэ.

💱 Нийт валют

Валют дахь нийт үнэ.

💰 Нэгж үнэ

Барааны нэгжийн үнэ.

💰 Нийт үнэ

Барааны нийт үнэ.

📉 %

Хөнгөлөлтийн хувийг оруулна.

💸 Хөнгөлөлт

Хөнгөлөлтийн дүн.

🧮 Нийт дүн

Хөнгөлөлт хассаны дараах нийт дүнг систем тооцно.

🔒 Энэ талбарын утгыг гараас өөрчлөх боломжгүй.

🧾 Татвар

НӨАТ ✅

Бараанд НӨАТ тооцох бол тэмдэглэнэ.

Барааны код дээр тохируулсан утгыг систем дуудах боломжтой.

НӨАТ 💰

НӨАТ-ын дүнг систем тооцож харуулна.

Татваргүй үнэ

Нэгжийн татваргүй үнийг тооцож харуулна.

Татваргүй дүн

Нийт татваргүй дүнг тооцож харуулна.

⚠️ НӨАТ-ийн тохиргоог бараа код болон байгууллагын татварын нөхцөлтэй уялдуулан шалгана.

📅 Хүргэлтийн хугацаа

📅 Биелэх

Тухайн бараа нийлүүлэгдэх огноог оруулна.

⏱️ Ирэх хоног

Захиалга биелэх хүртэл хэдэн хоног үлдсэнийг тооцож харуулна.

💡 Захиалга олон бараатай бол бараа тус бүрийн нийлүүлэлтийн хугацаа ялгаатай байж болно.

📦 Багц, жин, эзэлхүүн

📦 Багцын үнэ

Бараа, үйлчилгээний багцын нийт үнийг тооцож харуулна.

⚖️ Нэгж жин

Нэг барааны жин.

⚖️ Нийт жин

Захиалсан нийт барааны жин.

📦 Нэгж эзэлхүүн

Нэг барааны эзэлхүүн.

📦 Нийт эзэлхүүн

Захиалсан нийт барааны эзэлхүүн.

Эдгээр нь ялангуяа:

төлөвлөхөд хэрэгтэй.

🔔 “Харуулна”

Захиалсан барааг барааны үлдэгдэл дээр:

“Замд яваа”

бараа байдлаар харуулах бол тэмдэглэнэ.

Жишээ:

→ Бараа материалын төлөвлөлтөд нийт боломжит нөөцийг илүү зөв харах боломжтой.

💡 Энэ тохиргоо нь худалдан авалтын захиалгыг зөвхөн баримт хэлбэрээр хадгалахаас гадна барааны нөөцийн төлөвлөлттэй холбох боломж олгоно.

💰 Зардлын задаргаа

Худалдан авалтын захиалгатай холбоотой нэмэлт зардлыг урьдчилан бүртгэж болно.

Жишээ:

📁 Зардал бүлэг

Зардлын ангиллыг харуулна.

🏷️ Зардал код

Холбогдох зардлын кодыг сонгоно.

📝 Зардал нэр

Зардлын нэрийг харуулна.

💱 Валют

Зардлын валютыг сонгоно.

📈 Ханш

Зардлын валютын ханшийг оруулна.

Гараас оруулах эсвэл ханш татах боломжтой.

💰 Дүн

Зардлын валют дахь дүн.

💵 Дүн ₮

Төгрөгөөр тооцсон дүн.

👤 Харилцагч код

Тухайн зардалтай холбоотой харилцагчийг сонгоно.

👤 Харилцагч нэр

Сонгосон харилцагчийн нэр.

🔗 Reference

Зардалтай холбоотой нэмэлт баримтын дугаар.

📝 Тайлбар

Зардлын нэмэлт мэдээлэл.

💡 Худалдан авалтын захиалгад бүртгэсэн зардлын задаргааг дараагийн худалдан авалт/татан авалтын процесс дээр ашиглаж болох бөгөөд бодит гарсан зардлыг бодит баримтаар нягталж баталгаажуулна.

⚙️ Бусад бүртгэлтэй холбогдох, автоматжуулалт

Худалдан авалтын захиалга дээрээс дараагийн бүртгэлийг шууд үүсгэж болно.

🛒 Худалдан авалт болгох

Хулганы баруун товч → Худалдан авалт болгох

сонголтыг дарснаар захиалгын мэдээллийг:

Худалдан авалт

цонхонд автоматаар хуулж шинэ бүртгэл үүсгэнэ.

Ингэснээр бараа, тоо, үнэ зэргийг дахин гараар шивэх шаардлага багасна.

⚠️ Бодит нийлүүлэлт захиалгын мэдээллээс ялгаатай бол худалдан авалтын баримтад бодитоор хүлээн авсан тоо, үнэ-г шалгаж засна.

🚚 Татан авалт болгох

Гадаад худалдан авалт болон татан авалтад:

Хулганы баруун товч → Татан авалт болгох

сонголтоор захиалгын мэдээллийг татан авалтын шинэ баримт руу шилжүүлж болно.

🔽 Доод үлдэгдлээс бараа захиалах

Бараа материалын данс бүр дээр:

🔽 Доод үлдэгдэл

тохируулах боломжтой.

Жишээ:

→ 🚨 Дахин захиалах шаардлагатай.

Тэгвэл:

Худалдан авалтын захиалга → Хулганы баруун товч → Доод үлдэгдлээс багассан барааг захиалах

сонголтоор доод үлдэгдлээс багассан бараануудыг захиалгын жагсаалт руу татаж болно.

🎯 Энэ нь бараа материалын нөөц дуусахаас өмнө автомат төлөвлөлт хийхэд ашигтай.

👤 Нийлүүлэгчээр бараа захиалах

Тухайн нийлүүлэгчээс байнга авдаг бараануудыг:

Үндсэн тохиргоо → Харилцагч → Худалдан авдаг

хэсэгт урьдчилан тохируулж болно.

Үүнд:

зэрэг мэдээллийг оруулна.

Дараа нь:

Худалдан авалтын захиалга → Хулганы баруун товч → Худалдан авдаг татах

сонголтыг ашиглан тохируулсан бараануудыг автоматаар татаж болно.

💡 Энэ нь нэг нийлүүлэгчээс тогтмол худалдан авдаг байгууллагын хувьд гараар шивэх ажлыг эрс багасгана.

🔄 Захиалга хэсэгчлэн биелэх

Захиалсан бараа заавал нэг удаад бүрэн ирэх шаардлагагүй.

Жишээ:

📋 Захиалга = 1,000 ш

→ Нийт = 1,000 ш

гэсэн байдлаар хэсэгчлэн хүлээн авч болно.

🎯 Захиалсан тоо, Нийлүүлэх тоо, Хүлээн авсан тоо гэсэн 3 үзүүлэлтийг ялгаж харах нь захиалгын гүйцэтгэлийг зөв хянахад чухал.

📊 Захиалгын гүйцэтгэлийг хянах

Жишээ:

Үзүүлэлт Тоо
📋 Захиалсан 100
🚚 Нийлүүлэх 80
📥 Хүлээн авсан 50
⏳ Үлдсэн 30

Эндээс:

📋 Захиалсан = 100 🚚 Нийлүүлсэн = 80 📥 Хүлээн авсан = 50

гэдгийг ялгаж хянаж болно.

⚠️ Худалдан авалтын захиалгад гардаг нийтлэг алдаа

❌ Үлдэгдлээ шалгалгүй захиалах

Одоо байгаа нөөц болон замд яваа бараагаа тооцохгүйгээр дахин захиалах.

❌ Нийлүүлэгчийн буруу үнэ

Өмнө тохирсон үнэ болон одоогийн саналын үнийг шалгахгүй орхих.

❌ Захиалсан тоог бодит хүлээн авсан тоотой андуурах

100 ш захиалсан бол заавал 100 ш орлого авсан гэсэн үг биш.

❌ Биелэх огноо тохируулахгүй орхих

Удаан нийлүүлдэг барааны захиалга хэзээ ирэх нь тодорхойгүй болно.

❌ Төлбөрийн нөхцөл буруу

Өглөгийн төлөвлөлтөд нөлөөлнө.

❌ Бараа данс буруу

Бараа ирэхэд буруу агуулах/салбарт орлого авах эрсдэлтэй.

❌ Comment, Тайлбар хоёрыг андуурах

Захиалагчид харах мэдээлэл болон дотоод мэдээллийг ялгах шаардлагатай.

💡 Худалдан авалтын захиалгыг зөв ашиглах 5 алхам

① 🔎 Хэрэгцээгээ шалга

Одоогийн үлдэгдэл + Замд яваа бараа

-гаа харна.

② 👤 Нийлүүлэгчээ сонго

Үнэ, нийлүүлэлтийн хугацааг харьцуулна.

③ 📋 Захиалга үүсгэ

Бараа, тоо, үнэ, хугацааг бүртгэнэ.

④ 🚚 Гүйцэтгэлийг хяна

Захиалсан / нийлүүлсэн / хүлээн авсан тоог харьцуулна.

⑤ 📥 Бодит хүлээн авалтаа бүртгэ

Шаардлагатай бол:

Хулганы баруун товч → Худалдан авалт болгох

эсвэл

Хулганы баруун товч → Татан авалт болгох

ашиглана.

✅ Худалдан авалтын захиалгын checklist

📋 Захиалга үүсгэх

📦 Бараа

🚚 Нийлүүлэлт

📊 Хяналт

🎯 Гол зарчим

🔎 Хэрэгцээ → 📦 Үлдэгдэл → 👤 Нийлүүлэгч → 📋 Захиалга → 💰 Үнэ/нөхцөл → 🚚 Нийлүүлэлт → 📥 Хүлээн авалт → 📊 Гүйцэтгэл

⭐ Санамж

Худалдан авалтын захиалга нь “бараа авсан” бүртгэл биш, “бараа авах гэж байна” гэсэн төлөвлөлтийн бүртгэл юм. Иймээс захиалсан тоо, нийлүүлэгчийн амласан тоо, бодитоор хүлээн авсан тоо гурвыг тусад нь хянах нь худалдан авалтын процессыг зөв удирдахад хамгийн чухал.

💡 Харин барааг бодитоор хүлээн авч бараа материалын үлдэгдэлд оруулах үед Худалдан авалт эсвэл шаардлагатай бол Татан авалт-ын бодит баримтыг үүсгэж бүртгэнэ.