Худалдан авалтын нэхэмжлэх

Шинэчилсэн:2026/09/13 Унших:8 мин 41 сек

🧾 Худалдан авалтын нэхэмжлэх

Dayansoft ERP системийн цэс: Худалдан авалт → Худалдан авалт нэхэмжлэх

PurchaseInvoice

📌 Цонхны зориулалт

Энэ цонхонд байгууллагад бараа, үйлчилгээ нийлүүлэгчээс ирсэн нэхэмжлэхийг бүртгэх, төлбөрийг хянах, худалдан авалттай уялдуулах боломжтой.

Нэхэмжлэхээр:

зэрэг мэдээллийг нэг дор бүртгэнэ.

🎯 Гол зарчим: Нэхэмжлэх нь өөрөө бараа материалын орлого үүсгэдэггүй. Нэхэмжлэлээс цааш Худалдан авалт үүсгэж байж барааны орлого хийгдэнэ.

🧭 Нэхэмжлэхийн үндсэн процесс

Ерөнхийдөө дараах байдлаар ажиллаж болно.

➕ Нэхэмжлэх шинээр бүртгэх

Худалдан авалт → Худалдан авалт нэхэмжлэх → Шинэ

эсвэл:

Шинэ (Ctrl+N)

товч дарна.

Бүртгэлээ оруулсны дараа:

💾 Хадгалах

товч дарж хадгална.

✏️ Засах, 🗑️ Устгах, Хувилах үйлдэл нь бусад цонхтой адил.

⚙️ Бусад цонхтой холбогдох, автоматжуулалт

📦 Худалдан авдаг татах

Тухайн харилцагчийн бүртгэлд урьдчилан тохируулсан худалдан авдаг бараа, үйлчилгээний мэдээллийг:

Хулганы баруун товч → Худалдан авдаг татах

сонголтоор нэхэмжлэхийн мөрөнд автоматаар татаж болно.

💡 Давтамжтай ижил бараа, үйлчилгээ авдаг харилцагчийн хувьд гараар шивэх ажлыг багасгана.

💳 Харилцахын зарлага үүсгэх

Нэхэмжлэхийн төлбөрийг шууд бүртгэх шаардлагатай үед:

Хулганы баруун товч → Харилцахын зарлага үүсгэх

ашиглаж болно.

Энэ тохиолдолд нэхэмжлэхийн төлбөртэй холбоотой журнал үүсгэнэ.

📝 Толгой мэдээлэл

👤 Харилцагч код

Нэхэмжлэх ирүүлсэн нийлүүлэгчийн кодыг сонгоно.

👤 Харилцагч нэр

Сонгосон нийлүүлэгчийн нэрийг харуулна.

Харилцагч системд бүртгэлгүй бол шаардлагатай нөхцөлд нэрийг гараас оруулж болно.

🧾 РД

Сонгосон харилцагчийн Регистрийн дугаар-ыг харуулна.

РД-г:

зэрэг аргаар шалгаж болно.

Шинэ харилцагч бол:

ТТД + Нэр → Харилцагчийг нэмэх

үйлдлээр харилцагчийн бүртгэлд нэмэх боломжтой.

AddCustomerFromReg

⚠️ ТТД болон харилцагчийн нэрийг нэхэмжлэх дээрх мэдээлэлтэй тулгаж бүртгэх нь зүйтэй.

☎️ Утас

Харилцагчийн утасны дугаар.

📧 Mail

Харилцагчийн email.

📍 Хаяг

Харилцагчийн хаяг.

👨‍💼 Ажилтан

Тухайн нэхэмжлэхийг хариуцаж буй ажилтныг сонгоно.

🔗 Reference

Нэхэмжлэхийн эх сурвалж баримтын лавлах дугаар, гэрээний дугаар зэрэг нэмэлт дугаар оруулна.

📝 Тайлбар

Нэхэмжлэхтэй холбоотой нэмэлт мэдээлэл оруулна.

🚦 Төлөв

Нэхэмжлэхийн төлөвийг сонгоно.

Жишээ:

гэх мэт төлөвүүдийг байгууллагын дотоод процессоос хамааран тохируулж ашиглаж болно.

💳 Төлбөр нөхцөл

Тухайн нэхэмжлэхийн төлбөрийн нөхцлийг сонгоно.

Харилцагчийн бүртгэлд тохируулсан бол автоматаар дуудагдана.

Жишээ:

📅 Огноо

Нэхэмжлэх гаргасан огноог оруулна.

📅 Төлөх

Нэхэмжлэлийг төлөх ёстой огноог оруулна.

🎯 Энэ огноо нь өглөгийн төлөвлөлт, төлбөрийн хяналтад чухал.

💱 Валют

Нэхэмжлэхийн валютыг сонгоно.

📈 Ханш

Тухайн өдрийн валютын ханшийг оруулна.

Валют сонгоход систем ханшийг автоматаар татах боломжтой. Хэрэв автомат татагдахгүй бол гараас оруулна.

💰 Урьдчилгаа

Нэхэмжлэхтэй холбоотой урьдчилан төлсөн дүнг оруулна.

📦 Гүйлгээний мэдээлэл

Нэхэмжлэхийн бараа, үйлчилгээний мэдээллийг мөрөөр бүртгэнэ.

📦 Багц №

Барааг багцалж хэвлэх шаардлагатай үед ижил багцын бараанд ижил дугаар өгч болно.

🖨️ Хэвлэх үед тухайн багцын барааг нэг мөрөөр харуулахад ашиглагдана.

🏷️ Бараа код

Нэхэмжлэх дээрх бараа, үйлчилгээний кодыг сонгоно.

💡 Нэхэмжлэх бүртгэх үед бараа, үйлчилгээний кодыг танай байгууллагын Бараа материал → Бараа код бүртгэлтэй уялдуулах нь зүйтэй.

📦 Бараа нэр

Сонгосон бараа, үйлчилгээний нэрийг харуулна.

Хэрэв ирсэн нэхэмжлэхийн барааг тус бүрээр кодлох шаардлагагүй бол:

Бараа материал → Бараа код

цонхонд ерөнхий нэг бараа код үүсгээд, дэлгэрэнгүй мэдээллийг Бараа тайлбар хэсгээр ялгаж бүртгэж болно.

💡 Энэ арга нь үйлчилгээ, олон нэр төрөлтэй боловч санхүүгийн бүртгэлд нэгтгэн бүртгэх шаардлагатай тохиолдолд ашигтай.

📝 Бараа тайлбар

Тухайн мөрийн нэмэлт тайлбарыг оруулна.

🖨️ Хэвлэх шаардлагатай мэдээллийг энд оруулж болно.

💳 Бараа данс

Бараа, үйлчилгээ цаашид орлогодох бараа материалын дансыг сонгоно.

⚠️ Нэхэмжлэх бүртгэснээр бараа материалын үлдэгдэл нэмэгдэхгүй.

Харин нэхэмжлэлээс Худалдан авалт үүсгэснээр барааны орлого хийгдэнэ.

💳 Зардал данс

Худалдан авалтын нэхэмжлэхийн журнал холбоход ямар зардлын дансанд холболт хийгдэхийг сонгох боломжтой.

🔢 Тоо хэмжээ

Нэхэмжлэхийн бараа, үйлчилгээний тоо хэмжээг оруулна.

📏 Нэгж

Хэмжих нэгжийг сонгоно.

💰 Үнэ ба дүн

📋 Үнийн жагсаалт

Ашиглах үнийн жагсаалтыг сонгоно.

💰 Нэгж үнэ

Бараа, үйлчилгээний нэгжийн үнийг оруулна.

💰 Нийт үнэ

Систем:

Тоо хэмжээ × Нэгж үнэ

зарчмаар нийт үнийг тооцож харуулна.

📉 %

Хөнгөлөлтийн хувь.

💸 Хөнгөлөлт

Хөнгөлөлтийн дүн.

🧮 Нийт дүн

Хөнгөлөлтийг хассаны дараах нийт дүнг харуулна.

🧾 НӨАТ ба НХАТ

НӨАТ ✅

НӨАТ тооцох бол тэмдэглэнэ.

НӨАТ 💰

НӨАТ-ын дүнг тооцож харуулна.

НХАТ ✅

НХАТ тооцох бол тэмдэглэнэ.

НХАТ 💰

НХАТ-ын дүнг тооцож харуулна.

💰 Татваргүй нэгж үнэ

НӨАТ, НХАТ зэрэг татварын тохиргоонд үндэслэн татваргүй нэгж үнийг систем тооцно.

💰 Татваргүй дүн

Нийт татваргүй дүнг систем тооцно.

⚠️ Татварын тохиргоог нэхэмжлэхийн бодит нөхцөл болон байгууллагын татварын статустай тулгаж бүртгэнэ.

📊 Нэмэлт мэдээлэл

Бүх багана анхнаасаа харагдахгүй байж болно.

Жагсаалтын толгой хэсэг дээр:

🖱️ Хулганы баруун товч → Багана тохируулах

үйлдлээр шаардлагатай багануудыг гаргаж болно.

📋 Specs

Барааны техникийн үзүүлэлт, дэлгэрэнгүй тодорхойлолт.

🛡️ Баталгаа

Баталгааны хугацаа болон нөхцөл.

🚚 Нийлүүлэх хугацаа

Бараа нийлүүлэх хугацааг бүртгэнэ.

📋 Нөхцөл

Барааны болон үйлчилгээний нөхцөлтэй холбоотой мэдээлэл.

🔢 Сериал дугаар

Сериал дугаартай бараанд сериал мэдээллийг оруулна.

Жишээ:

💻 Laptop → Serial: ABC123456

🎯 Сериал бүртгэлтэй барааны хувьд дараа нь зарлага, борлуулалт хийх үед тухайн үлдэгдэлтэй сериалуудыг сонгож хянах боломжтой.

📅 Дуусах огноо

Дуусах хугацаатай барааны expiry date-ийг оруулна.

Жишээ:

🍫 Шоколад → 2026.12.31

💊 Эм → 2027.05.30

🎯 Энэ мэдээллийг зөв бүртгэснээр дараа нь сериал болон дуусах хугацааны дагуу бараа материалын хөдөлгөөнийг хянах боломжтой.

💬 Comment

Нэмэлт дотоод мэдээлэл оруулна.

⚠️ Comment хэвлэгдэхгүй. Хэвлэх шаардлагатай мэдээллийг Бараа тайлбар хэсэгт оруулна.

💳 Мөрийн төлбөрийн мэдээлэл

Зарим үйлчилгээ, давтамжтай төлбөрийн үед мөр тус бүрээр төлбөрийн мэдээлэл оруулах боломжтой.

💳 Төлбөр нөхцөл

Тухайн мөрийн төлбөрийн нөхцөл.

📅 Төлбөр эхлэх

Үйлчилгээ хамарч эхлэх хугацаа.

📅 Төлбөр дуусах

Үйлчилгээ хамарч дуусах хугацаа.

Эдгээр мэдээллийг харилцагчийн Худалдан авдаг тохиргооноос автоматаар дуудаж болно.

💱 Валютын мэдээлэл

💱 Нэгж валют

Нэгж бараа/үйлчилгээний валют дахь дүн.

💱 Нийт валют

Нийт бараа/үйлчилгээний валют дахь дүн.

Систем нь тоо хэмжээтэй уялдуулан нийт валютын дүнг тооцож харуулна.

📋 Нэхэмжлэх ба Худалдан авалтын ялгаа

Энэ хоёр ойлголтыг ялгаж ойлгох нь чухал.

🧾 Худалдан авалтын нэхэмжлэх 🛒 Худалдан авалт
Гол зорилго Нэхэмжлэх хянах Бараа материалын бодит орлого
Барааны үлдэгдэл ❌ Өөрчлөхгүй ✅ Нэмэгдэнэ
Нийлүүлэгч ✅ ✅
Нэхэмжлэхийн дугаар ✅ Боломжтой
Төлөх хугацаа ✅ Төлбөрийн нөхцөлөөр
Барааны сериал ✅ ✅
Дуусах хугацаа ✅ ✅

🎯 Нэхэмжлэх нь төлбөрийн шаардлагыг бүртгэх, Худалдан авалт нь бараа материалын бодит хүлээн авалтыг бүртгэх зориулалттай гэж ойлгож болно.

🔄 Нэхэмжлэлээс худалдан авалт үүсгэх

Нэхэмжлэхийн мэдээллийг үндэслэн барааг бодитоор хүлээн авсан бол:

Худалдан авалтын нэхэмжлэх → Хулганы баруун товч → Худалдан авалт үүсгэх

гэсэн бизнес процесс ашиглаж болох бөгөөд ингэснээр нэхэмжлэхийн бараа, тоо, үнэ зэрэг мэдээллийг дахин шивэх ажлыг багасгана.

⚠️ Бодитоор хүлээн авсан барааны тоо нэхэмжлэхээс ялгаатай бол Худалдан авалтын баримт дээр бодит хүлээн авсан тоо, үнэ-г шалгаж засварлана.

📒 Журнал

Худалдан авалт → Худалдан авалт нэхэмжлэх → Журнал

цонхонд шаардлагатай тохиолдолд нэхэмжлэхийн журнал бичилтийг бүртгэж болно.

Гэхдээ:

🚨 Хэрэв цаашид уг нэхэмжлэлээс Худалдан авалт үүсгэж, Худалдан авалтын баримт дээр журнал үүсгэх бол Нэхэмжлэх дээр давхар журнал үүсгэж болохгүй.

Давхар журнал үүсгэвэл:

зөрөх эрсдэлтэй.

🔗 Линк

Худалдан авалт → Худалдан авалт нэхэмжлэх → Линк

цонхонд нийлүүлэгчээс ирсэн:

зэрэг файлын холбоосыг хадгалж болно.

Ингэснээр дараа нь нэхэмжлэхийн эх файлыг баримтаас шууд нээж шалгах боломжтой.

💡 Энэ нь нэхэмжлэхийн эх баримтыг бүртгэлтэй нь холбож хадгалах дотоод хяналтын сайн практик юм.

📊 Худалдан авалтын нэхэмжлэх – Жагсаалт

Худалдан авалт → Худалдан авалт нэхэмжлэх

цонхонд бүртгэсэн бүх нэхэмжлэхийг жагсаалтаар харуулна.

Дараах байдлаар харах боломжтой:

🔎 Жагсаалтаас хийх үйлдлүүд

Нэхэмжлэхийн жагсаалтаас:

боломжтой.

💳 Нэхэмжлэхийн төлөлтийн төлөв

Нэхэмжлэхийн төлөлтийг Төлбөр баганаар хянаж болно.

Дараах төлөвүүдээр ялгарна:

🔴 Төлөөгүй

Нэхэмжлэхийн төлбөр хийгдээгүй.

🟢 Төлсөн

Нэхэмжлэхийн төлбөр бүрэн төлөгдсөн.

🟡 Илүү

Нэхэмжлэхээс илүү дүнгээр төлсөн.

🟠 Дутуу

Нэхэмжлэхийн дүн бүрэн төлөгдөөгүй.

🔵 Хөнгөлсөн

Нэхэмжлэхийн үлдэгдэл хөнгөлөлтөөр хаагдсан.

✅ Нэхэмжлэхийг хаах

Нэхэмжлэхийн төлбөрийг хаах хоёр үндсэн бизнес хэрэглээ байна.

💳 1. Нэхэмжлэхээс шууд төлөх

Хулганы баруун товч → Харилцахын зарлага

ашиглан төлбөрийн баримт үүсгэнэ.

📒 2. Төлбөр тооцооны журналаар хаах

Төлбөр тооцоо үүсгэж буй журналын:

Тооцоо №

багана дээр тухайн нэхэмжлэхийн дугаарыг оруулснаар нэхэмжлэхтэй холбож хаана.

🎯 Ингэснээр нэхэмжлэхийн Төлбөр багана бодит төлөлтийн төлвөөр шинэчлэгдэнэ.

⚠️ Нэхэмжлэхтэй холбоотой нийтлэг алдаа

❌ Нэхэмжлэх дээр журнал үүсгээд дараа нь Худалдан авалт дээр дахин журнал үүсгэх

→ Давхар журнал үүсч тооцоо зөрнө.

❌ Нэхэмжлэхийг барааны орлого гэж ойлгох

→ Нэхэмжлэх хадгалснаар барааны үлдэгдэл нэмэгдэхгүй.

❌ Нэхэмжлэхийн огноо буруу

→ Төлөх хугацаа, өглөгийн тайлан болон санхүүгийн хугацаанд нөлөөлж болно.

❌ Төлөх огноо оруулахгүй орхих

→ Төлбөрийн төлөвлөлт хийхэд хүндрэлтэй.

❌ Сериал, дуусах хугацаатай барааг ялгахгүй бүртгэх

→ Дараагийн зарлага дээр сериал сонгох, мөшгөхөд асуудал үүсч болно.

❌ Буруу татварын тохиргоо

→ Нэхэмжлэхийн дүн болон татварын мэдээлэл зөрөх эрсдэлтэй.

💡 Нэхэмжлэх бүртгэх зөв практик

✅ Худалдан авалтын нэхэмжлэхийн checklist

👤 Харилцагч

🧾 Нэхэмжлэх

📦 Бараа

🔗 Баримт

💳 Төлбөр

🎯 Гол зарчим

👤 Нийлүүлэгч → 🧾 Нэхэмжлэх → 📦 Бараа/үйлчилгээ → 💰 Дүн/татвар → 📅 Төлөх хугацаа → 📎 Эх баримт → 🛒 Худалдан авалт → 💳 Төлбөр → ✅ Хаалт

⭐ Санамж

Худалдан авалтын нэхэмжлэх нь байгууллагын нийлүүлэгчээс ирсэн төлбөрийн шаардлагыг системд бүртгэж, бараа, үйлчилгээ, үнэ, татвар, төлөх хугацаа болон төлөлтийн төлөвийг хянах зориулалттай.

🔔 Ялангуяа нэхэмжлэхээс Худалдан авалт үүсгэх тохиолдолд нэхэмжлэх болон Худалдан авалтын журналын бичилтийг давхардуулж үүсгэхгүй байх нь хамгийн чухал анхаарах зүйлсийн нэг юм.